Dématérialisation : le nouvel enjeu de la commande publique

Les obligations de dématérialisation lors de la passation des marchés publics

A partir du 1er octobre, les acheteurs doivent dématérialiser la procédure de passation des marchés publics et publier les données essentielles sur un profil acheteur.

Ces nouvelles directives européennes ont pour objectif de moderniser les règles de la commande publique.

Tout candidat à compter de cette date doit envoyer son offre par voie dématérialisée.

Sont  concernés les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € H.T.

La transformation numérique de la commande publique doit générer d’importants progrès en terme de transparence, de simplification, d’amélioration de la performance de l’achat et renforcer l’efficience des marchés publics.

La dématérialisation présente des avantages, elle allège la charge administrative, elle permet les échanges plus simples, plus fluides, moins coûteux, en renforçant la fiabilité et la sécurité pour les entreprises et pour les administrations.

La directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics rend obligatoire en 2018 la dématérialisation de l’ensemble de la procédure de passation des marchés publics.

Deux autres textes, la directive 2015/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique, le règlement UE n°210/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique complètent le dispositif législatif européen.

L’acheteur doit prévoir :

  • le profil d’acheteur obligatoire (publication des documents de la consultation, données essentielles, ...). Il est en place à Bobigny.
  • les échanges dématérialisés (documents de la consultation « DCE », dépôt/réception des candidatures et des offres, copie de sauvegarde, coffre-fort électronique)
  • la signature électronique
  • le document unique de marché européen (DUME)

Le profil acheteur :

Il s’agit d’une plateforme conçue pour effectuer en ligne la publication des consultations, les échanges entre les acheteurs et les entreprises, réceptionner et déposer les candidatures et les offres. 

Il garantit la sécurité et l’intégrité des échanges par horodatage et permet une traçabilité de tous les échanges.



 

Les échanges dématérialisés :

    Dès 25 000 € HT tous les échanges pendant la procédure doivent être dématérialisés, c'est-à-dire :
  • la mise à disposition des documents de la consultation,
  • la réception des candidatures et offres pour tous les phases,
  • les questions, réponses des acheteurs et des entreprises, demandes d’informations, de compléments, les échanges relatifs à la négociation,
  • les notifications des décisions (acte d’engagement, lettre de rejet,...).

Chaque candidat peut utiliser les formats de fichiers qu’il connaît et maîtrise. Si on impose un format, il faut ouvrir plusieurs possibilités et que les formats soient courants et largement disponibles.

Si un pli arrive après la date et l’heure limites fixées dans les documents de la consultation, le pli est considéré comme hors délai et doit être rejeté.

En cas d’anomalie les candidats peuvent envoyer une copie de sauvegarde qui se substituera à la première réponse.

 Si l’entreprise choisit de transmettre sa candidature et son offre par voie électronique, l’acheteur est tenu de les accepter. 

L’acheteur peut imposer la transmission des documents par voie électronique. Les documents de la consultation doivent la mentionner explicitement.

La signature électronique :

La signature électronique doit remplacer la signature manuscrite.  A cet effet, il convient de s’équiper de certificat de signature électronique.

La mise en place nécessite un délai.

Une signature électronique ne peut être copiée  ou falsifiée.

Le document une fois signé ne peut être modifié.

Il faut désigner les personnes de la collectivité qui seront habilitées à signer ou non. La signature électronique  ne sera imposée qu’à l’issue d’une période transitoire de quelques mois après le 1er octobre 2018.

La signature électronique des deux parties permettra de maintenir le caractère dématérialisée et orignal du contrat. Une signature manuscrite apposée dans un document imprimé puis scanné, ne donne pas la qualité d’original à celui-ci, mais d’une simple copie.

Un outil non obligatoire, mais extrêmement utile, de type coffre-fort électronique peut être mis en place sur la plateforme. Lorsque l’acheteur ou l’opérateur économique utilise un coffre-fort électronique, celui-ci doit répondre à des exigences fixées par l’article L-103 du code des postes et des télécommunications électroniques.

Le DUME

Actuellement, il existe plusieurs modes de candidature : formulaires DAJ (DC1, DC2), formulaire adapté par les acheteurs.

Cette diversité des modes de candidature constitue une limite de  simplification de l’accès aux marchés publics, notamment pour les TPE et PME et un frein à la mise en œuvre efficace du principe « dites-le nous  une fois ».

Le DUME, document unique de marché européen, doit harmoniser cette démarche de simplification. Il consiste en un document type permettant de candidater et dispense les candidats de fournir les DC1 et DC2.

Le DUME n’est pas obligatoire mais les acheteurs doivent l’accepter. 

Le DUME est une déclaration sur l’honneur de la situation financière, de la compétence et de la capacité d’une entreprise à candidater à un marché européen.

A compter du 1er avril 2018, tous les acheteurs sont tenus d’accepter l’e-dume (article 49 du Décret 2016-360). Il a vocation à remplacer les formulaires DC1 et DC2.

Informations annexes au site