Finalité  du poste

 L’agent apporte un appui administratif au directeur général adjoint.

Principales missions du poste

Travail administratif du directeur général adjoint aux ressources ;

Accueil physique et téléphonique ;

Constitution et suivi de dossiers ;

Traitement et diffusion d’informations

Activités du poste (les activités sont évolutives, listées de façon non exhaustive)

Organisation du travail administratif :

·         Organiser le travail administratif lié au poste avec l’anticipation nécessaire à la réalisation des tâches ;

·         Organiser et planifier les réunions ; constituer et diffuser les dossiers correspondants ;

·         Gérer le(s)agenda(s) et prendre les rendez-vous ;

·         Assurer les commandes de matériels et fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.

Accueil physique et téléphonique :

·         Accueillir et orienter les habitants et agents de la Collectivité ;

·         Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent ;

·         Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques ;

Constitution et suivi de dossiers :

·         Constituer et mettre à jour les dossiers ;

·         Rédiger des notes, courriers et des comptes rendus de réunions ;

·         Organiser la logistique des réunions ;

·         Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;

·         Elaborer et alimenter des tableaux de bord de suivi.

Traitement et diffusion d’informations :

·         Gérer le courrier/parapheurs entrants et sortants ;

·         Signalement des urgences ;

·         Elaboration de projet de réponse et suivi du courrier adressé au directeur général des services ou directeur général adjoint ;

·         Assurer la transmission de documents de formes et contenus divers dans les délais impartis (notamment bureau municipal, conseil municipal, etc) ;

·         Organiser le classement et l’archivage de dossiers

Environnement de travail

Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Temps de travail : travail à temps complet.

Amplitude horaire hebdomadaire : du lundi au vendredi de 09h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30.

Horaires de travail : sur la base de 35 heures hebdomadaires

Astreintes : pas d’astreintes.

Conditions spécifiques : grande disponibilité requise pour la participation à des activités en dehors des horaires ordinaires de travail.

Compétences requises 

Niveau de diplôme minimum souhaité : III - BTS Secrétariat de direction

Expérience sur poste similaire souhaitée

·         Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité locale : activités et services ;

·         Maîtrise des techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, principes rédactionnels du compte rendu, etc.

·         Maîtrise de l’outil informatique et du pack office ;

·         Excellentes notions d’organisation et de gestion du temps ;

·         Capacité à rendre compte au supérieur hiérarchique ;

·         Capacité à mettre en place des outils de suivi  et de planification ;

·         Bonnes qualités orale et rédactionnelle ;

·         Qualité d’écoute;

·         Esprit méthodique, rigueur ;

·         Autonomie et esprit d’initiative ;

·         Discrétion professionnelle ;

·         Bonne présentation ;

·         Disponibilité ;

·         Sens du service public.

Responsable hiérarchique : L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur général adjoint aux ressources.

Autonomie et responsabilités : une grande autonomie est requise.

Relations internes et externes : il établit des relations avec les élus, les directions et services de la Collectivité, les syndicats, les partenaires et les  instances extérieures.

Régime indemnitaire correspondant : niveau 4

Envoyer CV et lettre de motivation

Monsieur le Maire

Mairie
Service Emploi et compétences
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX

ou par courriel à :  villedebobigny-385457@cvmail.com